Pour évaluer l’état de santé d’une entreprise opérant dans le domaine industriel et afin qu’elle puisse saisir de nouvelles opportunités commerciales, il est essentiel de connaître les marges d’activité caractéristiques, en particulier en ce qui concerne les produits et les clients. Dans le cadre de la comptabilité industrielle, par exemple, comme nous l’avons déjà souligné dans un précédent article, le coût de vente revêt une importance considérable car il peut représenter jusqu’à 75 % du chiffre d’affaires annuel et, par conséquent, peut influencer considérablement les performances de l’entreprise.
Dans ce contexte, le directeur financier de ces entreprises doit donc être capable de comprendre en détail quels sont les produits et/ou les clients qui contribuent le plus à la rentabilité caractéristique. Nous verrons donc comment la comptabilité industrielle peut aider les entreprises dans cette tâche.
Évaluation des performances de l’entreprise : les outils
Au sein des revenus, comme mentionné précédemment, chaque produit ou client génère une marge différente. L’un des rôles clés de l’Office of Finance est précisément d’établir le degré de contribution de chacun d’eux à la marge brute totale. Pour ce faire, il est nécessaire d’utiliser deux outils fondamentaux :
- Un système de comptabilité industrielle, de préférence situé dans la couche CPM, qui repose sur un système de comptabilité analytique présent dans la couche ERP.
- Un système de reporting, souvent situé dans le domaine de la Business Intelligence.
Grâce à ceux-ci, les données provenant de la comptabilité analytique (couche ERP), ainsi que le bilan comptable, sont utilisées par la comptabilité industrielle (couche CPM) pour effectuer des évaluations de marge par produit/client. Ensuite, un système de reporting efficace est indispensable pour pouvoir les examiner et les analyser de manière claire. Étant donné les quantités de données importantes à gérer, un outil de BI devient presque indispensable.
Les outils pour soutenir la comptabilité industrielle
Comme mentionné précédemment, la comptabilité industrielle aide à déterminer les coûts avec le détail produit/client uniquement si elle est correctement soutenue par un système de comptabilité analytique. En termes de comparaisons et d’écart, cependant, il est opportun de situer ces résultats dans le contexte prévisionnel défini lors du budget. La comptabilité industrielle, à coûts réels, sera en effet utilisée mensuellement pour déterminer les coûts de production, mais les marges ainsi obtenues devront être insérées dans le contexte budgétaire dans lequel l’entreprise opère. C’est précisément pour cette raison que ce type d’analyse devrait aller de pair avec l’analyse de variance pour comprendre les causes des écarts et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires. Étant donné que ce type d’analyse nécessite la gestion d’un volume de données encore plus important, l’utilisation d’un outil BI devient essentielle à cet effet.
Du point de vue des systèmes, la phase de budget (et de prévision en général) est généralement située dans la couche CPM et non dans celle de l’ERP. Les logiciels CPM, en effet, comme il est bien connu maintenant, sont conçus pour combler les lacunes des systèmes ERP dans la phase de prévision, certains se révélant également particulièrement performants dans le secteur de la comptabilité industrielle. De là, la nécessité d’avoir un système CPM qui fournisse un support non seulement dans la définition du budget de revenu par produit/client, mais aussi dans celle du coût, en prêtant une attention particulière à la définition du coût standard. Cela suggère que, dans l’optique d’un soutien maximal à l’Office of Finance, le système CPM doit également être doté d’un système de comptabilité industrielle intégré. Sans cette caractéristique, il serait en effet difficile de faire des budgets par produit/client en termes de coûts, en perdant l’opportunité d’avoir un référentiel unique capable non seulement d’accueillir les données, mais aussi de les générer.
Le rôle de l’analyse de la variance dans l’analyse des coûts
Connaître les coûts de production globaux sans les répartir, par exemple, par canal ou par client, ne contribue pas beaucoup à prendre des décisions stratégiques pour l’entreprise. En revanche, connaître les marges réparties par produits ou canaux permet de savoir sur quelles zones il est possible d’investir davantage et sur lesquelles il est opportun de ralentir. Bien entendu, il est nécessaire d’évaluer correctement si ce qui existe est lié à des situations contingentes ou structurelles, sous peine de prendre des décisions qui pourraient se révéler erronées.
En effet, comme on le sait maintenant, les coûts engagés peuvent dépendre d’une infinité de facteurs, qui ne peuvent souvent pas être prévus, tels qu’un événement géopolitique international ou simplement une maintenance extraordinaire des machines. Ces derniers pourraient, en effet, contraindre à déplacer la production vers un autre site/lignes ou à acheter de l’énergie à un coût double de ce qui était prévu dans le budget : dans ces cas, les analyses de marge n’auraient pas beaucoup de sens si elles n’étaient pas contextualisées correctement ; la question est différente si les coûts ont une nature systémique structurelle.
Dans ce contexte, l’analyse de la variance entre en jeu, qui permet de comparer les coûts réellement engagés et ceux définis dans le budget (généralement le coût standard). En comparant le coût réel avec ce qui aurait dû être engagé dans les conditions de marché/production prévues dans le budget, il est donc possible de comprendre la nature des écarts. Grâce à l’analyse de la variance, il sera donc possible de comprendre les causes des effets produits :
- Y a-t-il eu une variation du prix de vente ?
- Y a-t-il eu une modification du taux de change ?
- Y a-t-il eu une variation dans le mix de vente ?
- Y a-t-il eu un changement dans le processus de production ?
- Y a-t-il eu une variation dans le coût d’achat des matières premières ?
- Des phénomènes conjoncturels ou structurels se sont-ils produits ?
En substance, grâce à l’analyse de variance, il est possible de comprendre la nature des écarts éventuels. Compte tenu de cela, l’utilisation du même système de CPM à la fois pour le calcul des coûts réels et des coûts prévisionnels permet d’assurer la cohérence de l’analyse ultérieure des écarts, permettant ainsi de prendre des décisions rapides et cohérentes avec le contexte économique existant.
Élaborer le budget au sein d’un système de CPM et faire calculer les coûts consommés par un système ERP rend difficile la comparaison ultérieure, car ces informations devront être transférées à nouveau dans un système de CPM si l’on souhaite les analyser de manière plus précise. Sans oublier que les logiques utilisées pour calculer les coûts consommés peuvent différer de celles utilisées pour déterminer les coûts budgétaires, rendant la comparaison toujours trompeuse. En fait, le choix d’utiliser des systèmes différents pour la détermination des différents coûts de production, en plus d’augmenter les temps d’analyse, entraîne également d’autres problèmes qui pèsent sur l’ensemble du système de l’entreprise.
Comment améliorer les performances grâce à la comptabilité industrielle
Pour améliorer l’état de santé d’une entreprise, il est tout d’abord essentiel de connaître en détail sa situation actuelle, afin de prendre les bonnes mesures correctives/d’amélioration. À cette fin, dans les entreprises industrielles, la présence d’un processus et d’outils de contrôle permettant d’évaluer rapidement l’état de rentabilité par produit/client est une condition indispensable. C’est ensuite la comparaison avec les lignes directrices définies dans le plan stratégique et le budget, ainsi que l’évolution du plan conjoncturel et du marché, qui oriente les décisions commerciales. Dans ce contexte, la comptabilité industrielle et l’analyse de variance sont des outils décisifs, ainsi que ceux qui soutiennent la définition d’un plan stratégique et de budget/prévisions.
Aujourd’hui, dans le domaine du CPM, il existe des solutions intégrées qui permettent de rendre l’ensemble du processus plus efficace, en réduisant les délais d’analyse et en réduisant également les coûts liés à la maintenance.
