Quand le choix du logiciel ne soulage pas nos souffrances

Si vous êtes également un consultant, vous avez sûrement déjà été confronté à une situation où un client potentiel lance un appel d’offres car il pense qu’il doit faire face à des problèmes qui seront inévitablement résolus par la mise en place d’un nouveau logiciel dans l’entreprise. En réalité, les problèmes ne peuvent pas toujours être résolus grâce à un nouveau logiciel, ou du moins pas uniquement de cette manière !

En effet, on parle souvent de sélection de logiciel alors qu’il faudrait parler de processus.

La question est dans le logiciel ou les processus d’entreprise ?

Il est bon de se poser cette question avant de se précipiter pour lancer un appel d’offres.

Ne vous laissez pas guider par « tout et tout de suite »

Les décisions du client sont souvent guidées par « tout et tout de suite » sans laisser place à une analyse réfléchie des phénomènes qui, presque certainement, conduirait à des décisions différentes et plus efficaces. Je ne cherche pas à promouvoir l’activité de conseil. Je raconte simplement ce que le marché dit depuis plusieurs années maintenant, sans que cela soit pris en compte de manière concrète et répandue.

Si nous essayons de réfléchir, combien d’implémentations au niveau ERP ou même CPM n’ont pas produit de résultats ? Certes, il peut y avoir un problème d’engagement ou de gouvernance de projet. Mais souvent, le problème réside en amont. Là où les processus métier se déplacent et où les solutions informatiques devraient s’intégrer.

Le processus est le cœur de l’entreprise, le logiciel un exécutant

L’organisation et la gouvernance sont fondamentales pour obtenir des résultats. Le programme est un simple exécutant. Certes, il en existe de meilleurs ou de moins bons, plus ou moins adaptés aux dynamiques d’une certaine entreprise, mais il n’en existe pas capable de résoudre des problèmes de processus. Au contraire, il pourrait se produire exactement l’inverse.

Un processus bien organisé, s’il est informatisé à l’aide d’un logiciel mal implémenté ou inadapté à son objectif, pourrait en souffrir au point de produire des résultats pires qu’auparavant. Le programme pourrait devenir une rigidité dans l’évolution d’une entreprise et même empêcher une entreprise qui courait auparavant, de simplement marcher.

Je ne dis pas que le choix d’un programme est marginal, ni que l’analyse de processus devrait être le seul point d’attention. Je soutiens qu’il est nécessaire de consacrer le temps et l’attention nécessaires aux deux. En commençant par l’analyse de processus !

Il n’y a pas de logiciel capable de gérer efficacement la planification financière d’une entreprise si les processus métier ne sont pas capables de gérer correctement les comptes ouverts clients et fournisseurs, ou s’il n’y a pas les conditions pour effectuer une clôture comptable patrimoniale et pas seulement économique. Il n’y a pas possibilité de faire une clôture flash dans les 4 ou 5 premiers jours du mois avec un logiciel, si les processus actifs dans l’entreprise permettent d’avoir un reporting comptable seulement à la fin du mois.

Il y a des problèmes de processus et des problèmes de logiciel. Et les premiers doivent être résolus avec une priorité plus élevée que la mise en œuvre d’un logiciel.

Être sollicité pour une sélection de logiciels ne signifie pas que les processus existants dans l’entreprise sont déjà prêts à accueillir une application capable d’obtenir certains résultats.

Comment choisir efficacement un logiciel

La sélection de logiciels devrait aboutir au choix du meilleur logiciel pour gérer les processus métier existants, à la fois pour le moment initial et pour l’évolution qu’ils devront avoir au cours des 3-5 prochaines années. Sachez qu’un logiciel est meilleur par rapport à un autre s’il est encadré dans une entreprise et une dynamique de processus qui varie d’une entreprise à l’autre.

Il n’y a pas de meilleur logiciel absolu pour obtenir un résultat particulier. Il y a un logiciel plus adapté pour obtenir ce résultat dans ce contexte métier. Nous entendons souvent parler de logiciels qui doivent s’adapter aux entreprises et non l’inverse. Phrase surutilisée par les mêmes entreprises qui choisissent peut-être un logiciel plus pour l’attrait graphique de certaines interfaces que pour une réelle adaptabilité à leurs processus métier.

Les mêmes personnalisations proposées par les fournisseurs de logiciels qui permettraient de s’adapter à n’importe quelle réalité sont également des distorsions technologiques souvent vides de toute expérience et prêtes à être des générateurs de coûts incontrôlés dans un avenir immédiat. Il arrive souvent que de nombreuses entreprises restent embourbées dans des châteaux de personnalisations qui grincent, où le processus n’est plus le moteur de la locomotive de l’entreprise, mais seulement un simple « animal en cage » incapable de bouger.

Malheureusement, il arrive souvent que les entreprises lancent une sélection de logiciels sans être pleinement conscientes de ce qu’elles recherchent et de ce qui se passe dans leurs locaux, avec pour résultat de choisir une solution qui apportera peu de satisfaction et de bénéfices, et probablement une nouvelle sélection de logiciels dans quelques années sans avoir pris le temps d’examiner et d’approfondir la façon dont les processus évoluent dans l’entreprise. D’abord l’analyse de processus, ensuite la sélection de logiciels.

Mon conseil est donc de rétablir la pleine dignité des processus commerciaux et de gérer la sélection de logiciels en ayant une vision claire des chevaux qui doivent être montés et de l’endroit où l’entreprise souhaite arriver. Il n’y a pas de solutions standard ni de parcours courts. Il existe des solutions dans un cadre clair d’objectifs à atteindre et ce cadre prévoit certainement une analyse de processus avant le choix du logiciel. Si vous abordez une sélection de logiciels, je vous conseille de réfléchir dans ce sens avant d’investir du temps et de l’argent dans un choix qui ne sera probablement pas résolu.