En périodes de forte volatilité, comme celle que nous vivons actuellement, les entreprises sont confrontées à la nécessité de comprendre rapidement les phénomènes en cours et de prendre des décisions rapides et correctes. La capacité à disposer d’informations fiables en peu de temps devient donc un aspect crucial de la vie de l’entreprise, et raccourcir les délais de clôture des comptes (appelé « fast closing ») peut être la réponse à ce besoin, à condition de maintenir la fiabilité des données sur lesquelles prendre des décisions importantes.
Cependant, aussi rapide que puissent être les processus de clôture des comptes, il arrive tôt ou tard un moment où ils deviennent incomprimables, sauf à accepter une approximation croissante des informations. Une approximation qui, au-delà d’un certain seuil, est inacceptable lorsqu’il s’agit de communiquer des informations à l’extérieur (par exemple, l’information financière au marché) ou à l’intérieur du cadre du système d’incitation de l’entreprise (par exemple, le MBO).
Une frontière labile : la fiabilité des données
La faible fiabilité des données représente une frontière à ne pas franchir, il est donc nécessaire de comprendre où placer la barre. Une fois cette limite établie, il est possible de réfléchir à la manière de raccourcir les processus de clôture des comptes pour disposer le plus rapidement possible des informations à transmettre au marché ou à utiliser en interne.
Selon l’article 2 point 16 de la Directive 2013/34/UE, l’information est pertinente lorsque son omission ou son indication erronée pourrait raisonnablement influencer les décisions prises par les utilisateurs de l’information financière, et selon l’article 2423 du code civil italien, ce qui affecte l’exactitude et la vérité de la représentation financière est pertinent.
En général, on peut donc affirmer que l’information est pertinente lorsque, en son absence, en raison de son absence ou de son inexactitude, il n’est pas possible de prendre efficacement des décisions orientées vers la création de valeur et/ou la réduction des risques.
Il semble donc hasardeux d’adopter une approche visant à réduire le temps de clôture des comptes dans un ERP, en déplaçant une partie des processus de « fast closing » sur des supports de PC (comme Excel), pour ensuite simplement transférer les résultats dans l’ERP, qui devient ainsi un conteneur de données provenant de sources externes et donc non certifiées de manière fiable.
D’autre part, un ERP garantit des données selon des logiques rigoureuses et certifiées, sauf si ces données sont de plus en plus alimentées par des données produites à l’extérieur (comme des fichiers Excel ou d’autres outils), qui ne sont pas intégrées à l’ERP lui-même.
Enfin, il convient également de prendre en compte la volatilité croissante mentionnée, qui exige une plus grande flexibilité dans le traitement et l’analyse des données. Un ERP entraîne des coûts assez importants pour être adapté aux besoins changeants, de sorte que la reconfiguration des données finit par retomber sur les outils de PC mentionnés.
Repenser le processus de Fast Closing dans un système de CPM
Nous pouvons donc essayer de repenser le processus de closing-the-book en analysant la signification des données individuelles aux fins de l’information interne et externe, puis envisager une solution dans laquelle ce processus se déplace vers des systèmes de Corporate Performance Management (CPM).
Ensuite, il faut identifier les données les plus significatives, en particulier celles qui ont une traçabilité des sources de données faible. Ces dernières sont celles qui suscitent le plus d’inquiétude dans le cadre du fast closing et risquent de ne pas être efficacement gérées avec des solutions de personal computing.
Dans cette zone critique, il peut y avoir des processus dont l’impact sur l’information financière peut être important, tels que la gestion des locations selon la norme IFRS 16, les systèmes d’incitation et de rémunération, la promotion des échanges commerciaux, la gestion de la flotte, le règlement des tarifs sur la base des volumes et des coûts réels, la gestion des relations avec les agences, etc. Ces besoins verticaux peuvent être couverts par un ERP, mais à des coûts élevés et en générant une incompressibilité croissante des délais, alors qu’avec des solutions départementales, les coûts et les délais sont nettement plus abordables.
Ainsi, la conviction selon laquelle l’ERP doit nécessairement couvrir de manière intégrée l’ensemble du processus de closing est remise en question, un mythe faux si l’on est en présence d’un recours répandu à des solutions de personal computing.
Il est donc opportun de commencer à évaluer la possibilité de déplacer le processus de closing vers un système de CPM, qui s’interface non seulement avec les différents départements, mais qui repose également sur l’ERP lui-même.
ERP, système de CPM ou les deux ?
Le système de CPM serait donc chargé d’effectuer le fameux « dernier kilomètre », en puisant dans l’ERP à une date antérieure à la clôture et dans les systèmes départementaux. Les écritures de clôture et d’ajustement se feraient donc au sein du système de CPM, qui pourrait facilement gérer le processus d’élaboration des états financiers consolidés.
Juste avant la clôture, des activités de reperformance pourraient être envisagées en relation avec les processus pertinents, sur la base des écarts entre les données de l’ERP et celles obtenues lors de l’extraction initiale, et en fonction de la pertinence de la période de clôture (c’est-à-dire les rapports semestriels et annuels).
Enfin, l’analyse des écarts aurait lieu directement dans le système de CPM, où les données prévisionnelles sont traitées.
En conclusion, la réduction des délais de clôture, tout en maintenant une grande fiabilité des données obtenues, ne semble pas pouvoir être efficacement réalisée en déplaçant certains processus sur des solutions de personal computing qui se reversent ensuite dans l’ERP.
L’ERP est l’endroit indispensable pour les processus transactionnels, mais le processus de clôture peut être efficacement repensé, en ce qui concerne le fameux « dernier kilomètre », en utilisant des systèmes de CPM, accompagnés également de solutions départementales spécifiques, qui garantissent une grande traçabilité des processus de formation des données et une capacité de traitement flexible et précise.
