Si vous êtes sur le point de commencer un projet de CPM (gestion de la performance d’entreprise), sachez qu’il y a une série de précautions à prendre pour atténuer le risque d’un résultat en dessous de vos attentes.
Travaillant dans une société de conseil qui réalise ce type de projets depuis plus de vingt ans avec plus de 70 clients et 100 projets CPM en Italie et à l’étranger, j’ai rassemblé quelques précautions indispensables à toujours garder à l’esprit.
CPM : considérez toutes les ressources et les équipes nécessaires avant le début du projet
Certains clients ont tendance à aborder les projets de CPM (gestion de la performance d’entreprise) de manière hâtive, risquant de perdre, en cours de route, des ressources clés et l’engagement d’une partie ou de l’ensemble de l’équipe de travail. Cela a un impact considérable en termes de temps, de coûts et de qualité du résultat final.
Combien de fois ai-je entendu la phrase « Malheureusement, nous sommes occupés par d’autres activités » ou « Nous ne pouvons pas vous fournir les spécifications requises dans les délais ». Quelques retards ou imprévus font bien sûr partie de tout projet, mais il n’est pas si rare que cette approche devienne une partie intégrante de la « méthodologie de projet », faisant capoter le projet.
Un autre cas concerne des projets très étendus dans le temps, où il y a un fort risque de perdre l’engagement des ressources appartenant à des unités commerciales clés mais différentes du principal sponsor de projet.
Dans votre cas, quel est le risque que vous vous perdiez en cours de route et que vous n’arriviez pas au bout ?
Ne vous précipitez pas pour commencer. Demandez-vous si vous pouvez atteindre des résultats partiels à court terme pour maintenir l’intérêt et l’engagement des parties prenantes impliquées. Définissez des priorités et assurez-vous que votre équipe dispose du temps nécessaire aux bonnes phases du projet. Identifiez vos points critiques et rappelez-vous que la société de conseil que vous avez choisie est là pour vous soutenir avant que le projet ne commence.
Évaluez les compétences du partenaire que vous avez choisi pour mettre en œuvre votre projet de gestion de la performance d’entreprise.
J’ai remarqué que certaines sociétés de conseil ont tendance à allouer des équipes différentes dans la phase de conception par rapport à la phase de mise en œuvre. Des experts en processus (consultants fonctionnels qui ne connaissent pas la solution logicielle adoptée) et des experts en produits (intégrateurs de systèmes qui ne connaissent pas le processus et ne savent pas guider le client) sont donc identifiés. Cette approche, qui a probablement plus de sens dans des projets différents et plus standard que dans le domaine de la gestion de la performance d’entreprise, est très dangereuse avec un logiciel de CPM.
Connaître le processus à réaliser (consolidation, planification budgétaire et prévisionnelle, planification financière, clôture, analyse de la rentabilité, etc.) sans connaître les meilleures pratiques, les problèmes et les limites de la solution adoptée ou vice versa, conduira probablement à un résultat inefficace et, dans certains cas, inutilisable car trop éloigné du processus ou de la solution choisie.
Choisir le bon partenaire n’est pas moins complexe que de choisir le bon logiciel.
Réfléchissez avant de dire « nous avons toujours fait comme ça ».
Vous êtes sur le point de concevoir un processus de CPM, l’architecte de la solution réfute votre modèle de processus ou vous suggère de suivre une meilleure pratique du logiciel ou une voie déjà empruntée par d’autres entreprises du même secteur, mais vous préférez aller directement et peut-être créer quelque chose de personnalisé car « nous sommes habitués à travailler de cette façon » ou « c’est la façon dont nous avons toujours fait et nous sommes différents des autres ».
Le « nous avons toujours fait comme ça » pourrait être une façon déformée de gérer les processus, viciée par une manière de faire vieille de plusieurs années, maintenant inadaptée aux processus commerciaux qui ont depuis évolué.
Il est très important de donner la bonne considération aux suggestions de la société de conseil que vous avez choisie comme partenaire dans cette initiative. Un partenaire qui ne vous pousse pas vers les meilleures pratiques de processus ou qui ne remet pas en question votre manière actuelle de travailler n’ajoute aucune valeur. Malheureusement, j’ai eu des expériences avec des clients qui ont voulu à tout prix réaliser des modèles inappropriés, peut-être avec une complexité ou un niveau de détail excessif sans réel bénéfice en termes de résultat, perdant finalement de vue l’équilibre entre les besoins réels d’analyse des parties prenantes, les coûts de maintenance, les performances et l’expérience utilisateur de la solution.
La société de conseil ne devrait pas seulement indiquer comment mettre en œuvre un phénomène donné sur un logiciel, elle devrait être en mesure d’expliquer pourquoi il est préférable de gérer celui-ci plutôt qu’un autre phénomène.
