Quando la scelta del software non allevia i nostri dolori
Se anche tu sei un consulente allora ti sarai sicuramente trovato nella situazione in cui un potenziale cliente lancia un bando poiché ritiene di dover fronteggiare delle problematiche e che queste troveranno indubbiamente rimedio nell’implementazione di un nuovo software in azienda. In realtà, i problemi non potranno essere sempre risolti grazie ad un nuovo software, o almeno non solo in questo modo!
Spesso, infatti, si parla di software selection quando, invece, bisognerebbe parlare di processi.
La questione sta nel software o nei processi aziendali?
Sarebbe buona abitudine porsi sempre questa domanda prima di catapultarsi nell’indire un bando.
Non farti guidare dal “tutto e subito”
Le decisioni del cliente sono spesso e volentieri guidate dal “tutto e subito” senza lasciare spazio a un’analisi ragionata dei fenomeni che, quasi certamente, porterebbe a decisioni differenti e più efficaci. Non sto cercando di sponsorizzare l’attività di consulenza. Sto solo raccontando ciò che il mercato dice da diversi anni a questa parte, senza però che se ne prenda atto in maniera concreta e diffusa.
Se proviamo a riflettere, quante implementazioni a livello ERP o anche CPM non hanno prodotto risultati? Certamente può esserci un tema di commitment o di governance di progetto. Ma spesso il problema risiede a monte. Dove i processi di business si muovono e dove le soluzioni informatiche dovrebbero andarsi a innestare.
Il processo è il cuore del business, il software un esecutore
L’organizzazione e la governance sono fondamentali per l’ottenimento dei risultati. Il programma è un mero esecutore. Certo, ne esistono di migliori e peggiori, di più o meno adatti alle dinamiche di una certa azienda, ma non ne esistono in grado di risolvere problemi di processo. Anzi, potrebbe capitare esattamente il contrario.
Un processo ben organizzato se informatizzato mediante un software male implementato o inadatto allo scopo, potrebbe risentirne fino al punto di produrre risultati peggiori di quanto non facesse in precedenza.
Il programma potrebbe diventare una rigidità nell’evoluzione di un business e addirittura impedire a un’azienda, che prima correva, anche solo di camminare.
Non sto dicendo che la scelta di un programma sia marginale, né che l’analisi di processo debba essere l’unico punto di attenzione.
Sto sostenendo che è necessario dedicare il giusto tempo e le giuste attenzioni a entrambi. Partendo dall’analisi di processo!
Non esiste un software capace di gestire in modo efficace la pianificazione finanziaria di un’azienda se i processi di business non sono in grado di gestire correttamente le partite aperte clienti e fornitori o se non esistono le condizioni per eseguire un closing gestionale anche patrimoniale e non solo economico. Non esiste la possibilità di fare una chiusura flash nei primi 4 o 5 giorni del mese con un software, se i processi attivi in azienda consentono di avere un reporting gestionale solo alla fine del mese stesso.
Esistono problemi di processo e problemi di software. Ed i primi devono essere risolti con priorità più alta rispetto all’implementazione di un software.
Essere interpellati per una software selection non significa che i processi esistenti in azienda sono già pronti per ospitare un’applicazione capace di ottenere determinati risultati.
Come scegliere efficacemente un software
La software selection dovrebbe portare alla scelta del software migliore nella gestione dei processi di business esistenti, sia per il momento iniziale che per l’evoluzione che questi dovranno avere nei successivi 3-5 anni.
Sappiate che un software è migliore rispetto ad un altro, se inquadrato in un business e in una dinamica di processo che cambia da azienda ad azienda.
Non esiste un software migliore in assoluto per ottenere un determinato risultato. Esiste un software più adatto per ottenere quel risultato in quel contesto di business.
Sentiamo spesso parlare di software che si devono adattare alle aziende e non viceversa. Frase inflazionata dalle stesse aziende che, magari, scelgono un software più per l’appeal grafico di certe maschere che per la reale adattabilità ai suoi processi di business.
Le stesse customizzazioni proposte dai software vendor che consentirebbero di adattarsi a qualsivoglia realtà sono pure deformazioni tecnologiche spesso vuote di qualunque esperienza e pronte ad essere generatori di costi incontrollati nell’immediato futuro. Spesso infatti accade che molte aziende rimangono impantanate in castelli di customizzazioni scricchiolanti in cui il processo non è più la motrice della locomotiva aziendale, ma solo un mero “animale in gabbia” incapace di muoversi.
Capita purtroppo che le aziende non si accorgono di indire software selection senza avere la piena consapevolezza di cosa cercano e di cosa si muove nelle loro stanze, col risultato di scegliere una soluzione che porterà scarsa soddisfazione e pochi benefici, e probabilmente una nuova software selection nel giro di pochi anni senza, nel frattempo, essersi dati il tempo di guardare e approfondire come i processi si muovono in azienda.Prima l’analisi di processo, dopo la software selection
Il mio suggerimento rimane dunque quello di riportare alla piena dignità i processi di business e di gestire le software selection avendo chiari i cavalli che dovranno essere cavalcati ed il dove l’azienda si prefigge di arrivare.
Non esistono soluzioni standard né percorsi brevi. Esistono soluzioni in un quadro chiaro di obiettivi da perseguire e questo quadro prevede sicuramente l’analisi di processo prima e la scelta del software dopo.
Se state approcciando a una software selection consiglio di fare una riflessione in questo senso prima di investire tempo e denaro in una scelta che con buona probabilità non sarà risolutiva.
