Abbiamo ampiamente motivato in un precedente articolo l’importanza di una relazione collaborativa tra le figure del CFO (Chief Finance Officer) e del CIO (Chief Information Officer). Vediamo adesso invece, quanto un approccio collaborativo applicato in occasione della scelta dello strumento tecnologico a supporto del reparto AFC (Amministrazione, Finanza e Controllo), ovvero di un software di CPM, porti un ritorno in termini economici (e non solo) all’azienda.
La scelta del giusto software in ambito Corporate Performance Management è un processo estremamente delicato, dato il peso che questo ha sia sugli utenti, sia sull’andamento del business. Tuttavia nel prendere questa decisione potrebbero venire a crearsi dei contrasti proprio tra il CFO, a capo degli utenti della piattaforma e dei processi da implementare all’interno di quest’ultima, e il CIO, responsabile dell’inserimento del nuovo strumento nell’ecosistema tecnologico aziendale.
Da un lato infatti (CIO), mentre nel momento della software selection viene dato un peso maggiore all’integrazione dello strumento all’interno dell’architettura IT, dall’altro (CFO) la scelta della piattaforma è presa privilegiando soluzioni che sappiano adattarsi alle esigenze di processo.
Non dimentichiamoci che mentre l’IT, inoltre, cerca di digitalizzare la maggioranza dei processi all’interno di un’azienda, il Finance continua a fare budget e rendicontazioni, spesso, con strumenti di decenni di anni fa.
Sul mercato, oggi invece, è possibile confrontarsi con svariati vendor che offrono soluzioni digitali all’avanguardia per l’Office of Finance. Tra le varie proposte che possiamo incontrare troviamo CCH® Tagetik, Expert Solution di Wolters Kluwer che si contraddistingue proprio per la sua facilità d’uso e implementazione, oltre che per la sua capacità di coprire integralmente il layer CPM senza ricorrere a soluzioni di terze parti o, comunque, senza usare soluzioni differenti non integrate tra loro.
CCH® Tagetik: il software ideale per il tuo business
Tra gli obiettivi di ogni business abbiamo quello di conoscere in maniera puntuale l’andamento dell’azienda, in modo da essere sempre nella migliore condizione per prendere decisioni che anticipino le tendenze di mercato e/o correggano le anomalie contingenti, processando una serie di dati provenienti da più reparti.
Naturalmente, affinché si abbiano delle previsioni attendibili è necessario dotarsi dei giusti strumenti e non limitarsi solamente a fogli Excel, che non permettono di avere un quadro chiaro e preciso della situazione economica, patrimoniale e finanziaria dell’azienda. Proprio all’interno di questo contesto, entra in gioco CCH® Tagetik, una soluzione, in grado di dare copertura a tutti i processi Finance all’interno del medesimo layer, utilizzando funzionalità built-in tipiche di tali processi (ad es. allocation, partita doppia previsionale, flussazione finanziaria, …), che sono volte a massimizzare la fruibilità dello strumento e a minimizzarne il TCO.
Entrando nel dettaglio, CCH® Tagetik offre soluzioni all’avanguardia per:
- Budgeting Pianificazione & Forecasting, garantendo una migliore significatività del dato previsionale, specie in ambito finanziario;
- Consolidamento & Closing, con una riduzione di costi, tempi ed errori, oltre che una maggiore affidabilità nel processo di chiusura;
- Financial Reporting, consente di avere reporting completi con profondità di dettaglio e con aggiornamenti dinamici in caso di cambiamenti.
- Disclosure Management, fornendo attività di disclosure semplici e veloci composti da informazioni attendibili e affidabili;
- Regulatory Reporting, permette di snellire il reporting obbligatorio attraverso modelli preconfigurati e aggiornati in base alle normative
- Advanced Analytics & Dashboarding Analisi, simulazioni, previsioni e dashboard di controllo semplici e veloci con informazioni utili e report immediati per migliorare il processo decisionale.
Ma quali sono i motivi per cui CFO e CIO dovrebbero affidarsi a questa piattaforma?
I vantaggi per il CIO
Una delle principali sfide che il reparto IT si trova a dover fronteggiare riguarda l’integrazione e la manutenzione dei diversi sistemi adottati dai vari dipartimenti dell’azienda, che devono essere capaci di dialogare tra di loro. La scelta delle giuste piattaforme, dunque potrebbe non essere questione semplice: oltre alle necessità degli utenti che utilizzeranno il software, infatti, è necessario tenere in considerazione anche i bisogni dell’infrastruttura tecnologica e i costi che questa migrazione implica.
Al fine di avere il maggior ritorno sull’investimento possibile è necessario valutare bene le caratteristiche e le funzionalità delle soluzioni offerte dai vari vendor, tra cui:
- funzionalità Cloud;
- la facilità di implementazione e integrazione;
- semplicità di utilizzo;
- manutenzione e aggiornamenti.
Analizziamoli nel dettaglio e vediamo quelli che sono gli elementi che garantiscono un maggiore ritorno sull’investimento.
In commercio esistono diverse soluzioni sia on-premise che su cloud, optando per quest’ultima soluzione sarà possibile depennare fin da subito le voci di costo relative ai server AS e DB, oltre che ridurre altri costi come il backup o il ripristino di emergenza. Il software CCH® Tagetik disponibile sia on-premise che in Cloud, fornisce in entrambe le versioni le stesse funzioni, la stessa sicurezza e la stessa soluzione completa e unificata.
Un altro elemento estremamente importante da tenere in considerazione è l’implementazione e l’integrazione dello strumento di CPM all’interno dei sistemi già esistenti in azienda. CCH® Tagetik è perfettamente compatibile con le applicazioni esistenti, specie in ambito ERP, e da sola è in grado di coprire l’intero layer CPM senza dover ricorrere a soluzioni terze. Questa soluzione, dunque, pur essendo un nuovo elemento che va ad aggiungersi alla mappa applicativa, riesce a integrarsi perfettamente con quanto già esistente. In definitiva, consente di valorizzare quanto in essere senza portare ulteriori aggravi (se implementata in modo esteso) in termini di interfacciamento, riducendo al minimo il carico dell’IT e il costo totale di gestione (TCO).
La stessa società di consulenza che guiderà l’implementazione potrà incidere sul futuro ROI poiché parte della riuscita del progetto dipenderà anche dal partner selezionato per l’attività progettuale. Anche la semplicità d’uso dello strumento è un aspetto che può andare ad alleggerire i costi. Infatti nel momento in cui si decide di introdurre una nuova tecnologia all’interno del panorama aziendale è necessario considerare anche i costi della formazione dei dipendenti per l’utilizzo del software. Scegliendo una soluzione intuitiva e facile da utilizzare come CCH® Tagetik è possibile andare ad abbattere questa voce di costo.
Un altro elemento da tenere in considerazione sono i costi di manutenzione e aggiornamento, che possono arrivare a pesare fino al 25% del costo totale di acquisto. Scegliendo soluzioni personalizzate questi costi sono continui e spesso posso raggiungere anche cifre superiori a quelle di implementazione iniziale. Optando per soluzioni cloud come CCH® Tagetik, tali spese possono essere ammortizzate dato che parte di queste è già contenuta all’interno della quota annuale di manutenzione.
I vantaggi per il CFO
Tra i principali compiti del CFO troviamo la gestione di tutti i processi finance aziendali, la cui governance consente di dare risposte puntuali sia agli stakeholders interni, sia a quelli esterni, soddisfacendo al contempo sia i bisogni regolatori che le necessità di indirizzo dell’azienda. Si tratta di processi estremamente articolati che permettono all’azienda di prendere decisioni in grado di far progredire il business nella giusta direzione se ben calibrate. Naturalmente, come abbiamo già accennato in precedenza, questo processo non può fondarsi su castelli di fogli Excel, ma è necessario che l’Office of Finance si doti di strumenti all’avanguardia che permettano all’azienda di prendere decisioni più rapide e consapevoli.
Sebbene Excel sia uno strumento che permette di elaborare dati a 360°, nel momento in cui si vuole elaborare una grande quantità di quest’ultimi in modo collaborativo è necessario affidarsi a piattaforme più performanti. E’ stato stimato infatti che l’88% dei fogli di calcolo contiene errori. Le aziende, dunque, che si affidano ancora a compiti manuali, come per il closing ad esempio, ottengono dati imprecisi con conseguenze negative e rischiose.
Excel non è stato progettato per un lavoro collaborativo e dunque non permette a più persone di modificare file in modo simultaneo correndo il rischio di perdere dati. È necessario infine ricordare che non è un database, questo inevitabilmente inficia anche sulla fruibilità, la sicurezza e la conservazione del dato.
Nell’ultimo periodo, specialmente nel corso degli ultimi due anni, la capacità delle aziende di soddisfare le esigenze di business con soluzioni applicative efficienti è stato uno degli elementi fondamentali che ne ha permesso lo sviluppo anche in un periodo particolarmente difficile e incerto, rimanendo competitive a livello di mercato. In questo contesto avere un software di CPM efficiente e ben implementato è l’elemento che ha permesso di fare la differenza in molti processi. Queste soluzioni offrono una grande quantità di vantaggi per il CFO, tra questi la possibilità di svolgere in modo più semplice ed efficiente:
- Chiusure economiche, patrimoniali e finanziarie;
- Piani e budget finanziari complessi;
- Analisi, modeling e pianificazione finanziaria integrati;
- Analisi di processo;
- etc.
Le piattaforme di CPM non a caso consentono l’automatizzazione di oltre il 50% degli inserimenti manuali, una riduzione del 35% del tempo necessario per i processi di consolidamento e pianificazione e un abbattimento dei costi superiore al 20% garantendo quindi nel corso del tempo un notevole ritorno sull’investimento.
Non sottovalutiamo infine che tutto il team Finance risente delle frustrazioni a causa dell’assenza di un sistema adeguato che sia in grado di automatizzare i processi finanziari.
Velocizzando e rendendo più efficienti tali processi attraverso un sistema CPM si ha un ulteriore ritorno sull’investimento sui costi delle risorse umane, andando potenzialmente a ridurre anche le spese destinate agli straordinari.
CCH® Tagetik mette davvero d’accordo CIO e CFO?
La scelta di una nuova soluzione tecnologica da inserire all’interno dell’azienda rappresenta un momento molto delicato per quanto finora scritto. Per questo motivo è indispensabile che tra il CIO e il CFO si instauri una relazione di collaborazione in grado di far cadere la decisione su una soluzione che riesca a soddisfare le esigenze di entrambi i reparti. Da un lato il CIO deve essere in grado di scegliere la migliore opzione tecnologica sul mercato, senza andare a penalizzare il TCO dell’investimento, dall’altro lato il CFO deve considerare le esigenze di processo nell’ottica di implementare una soluzione che risponda alle richieste che l’Office of Finance riceve.
Stando a un rapporto condotto da Rimini Street Inc, fornitore globale di prodotti e servizi software aziendali, è emerso che l’80% dei CFO a livello globale considera la trasformazione digitale tra le prime 5 priorità di un’azienda, mentre il 77% degli intervistati ha dichiarato che collaborerebbe con il CIO per trovare un modo per finanziare un nuovo progetto di trasformazione digitale se l’iniziativa generasse un forte ROI, mettendo in evidenza la predisposizione al gioco di squadra.
In definitiva, già dando il via a un processo di digitalizzazione del reparto Finance, i rapporti tra il CIO e il CFO non possono che trarne beneficio dato che la loro collaborazione risulta essere un requisito indispensabile per la buona riuscita della transizione. Per avere la garanzia di fare un investimento veramente vantaggioso la scelta del software CPM non può che ricadere su uno dei migliori strumenti presenti sul mercato, come CCH® Tagetik, uno dei principali fornitori di software nel Magic Quadrant di Gartner, che presenta tutte le caratteristiche sopra descritte.
