Per poter valutare lo stato di salute di un’azienda che opera in ambito industriale e perché questa possa cogliere nuove opportunità di business è fondamentale conoscere le marginalità dell’attività caratteristica, in special modo col dettaglio prodotto/cliente. Nel quadro della contabilità industriale, ad esempio, come avevamo già affermato in un precedente articolo, il costo del venduto assume notevole importanza dato che può pesare fino al 75% sui ricavi su base annua e, quindi, ha la possibilità d’influenzare sensibilmente le performance dell’azienda.
All’interno di questa cornice il CFO di queste realtà, dunque, deve essere in grado di comprendere nel dettaglio quali sono i prodotti e/o i clienti che contribuiscono maggiormente alla redditività caratteristica. Vediamo, quindi, come la contabilità industriale può supportare le aziende in questo compito.
Valutazione delle performance aziendale: gli strumenti
All’interno dei ricavi, come anticipato, ogni prodotto o cliente genera un margine diverso. Uno dei ruoli principali dell’Office of Finance è proprio quello di stabilire qual è il grado di contribuzione che ognuno di essi ha nella marginalità lorda complessiva. Affinché questo sia possibile è necessario utilizzare due strumenti fondamentali:
- Un sistema di contabilità industriale, preferibilmente collocato all’interno del layer CPM, che si appoggia a un sistema di contabilità analitica presente all’interno del layer ERP.
- Un sistema di reporting spesso e volentieri da collocare in area Business Intelligence.
Mediante questi, i dati provenienti dalla contabilità analitica (layer ERP), assieme al bilancio contabile, sono utilizzati dalla contabilità industriale (layer CPM) per eseguire valutazioni di margine per prodotto/cliente. In seguito, un sistema di reporting efficiente è indispensabile per poterli esaminare e analizzare in modo chiaro. Per fare questo, considerate le moli elevate di dati da gestire, uno strumento di BI diventa quasi indispensabile.
Gli strumenti a supporto della contabilità industriale
Come anticipato, la contabilità industriale aiuta a determinare i costi con il dettaglio prodotto/cliente solo se adeguatamente supportata da un sistema di contabilità analitica. In termini di confronti e scostamenti, però, è opportuno inquadrare questi risultati nel contesto previsionale definito in fase di budget. La contabilità industriale, a costi effettivi, sarà utilizzata, infatti, mensilmente per determinare i costi di prodotto ma i margini così ottenuti dovranno essere inseriti nel contesto di budget in cui si muove l’azienda. Proprio per questo motivo, questo tipo di analisi dovrebbe andare di pari passo con la variance analysis per capire le cause di scostamento e operare le opportune azioni correttive. Considerando che questo tipo di analisi richiede la gestione di una mole di dati ancora più elevata, l’utilizzo di uno strumento di BI diventa fondamentale allo scopo.
Dal punto di vista dei sistemi, tipicamente la fase di budget (e di previsione in genere) è situata all’interno del layer CPM e, non, in quello ERP. I software CPM infatti, come ormai è ben risaputo, nascono proprio per colmare le inefficienze dei sistemi ERP sulla fase previsionale, alcuni rivelandosi essere particolarmente performanti anche nel settore della contabilità industriale. Da qui la necessità di avere un sistema CPM che fornisca supporto non solo nella definizione del budget di ricavo per prodotto/cliente, ma anche in quella di costo, con particolare attenzione alla definizione del costo standard. Ciò suggerisce che nell’ottica di massimo supporto all’Office of Finance, il sistema di CPM debba anche essere dotato di un sistema di contabilità industriale al suo interno. Senza questa particolarità infatti sarebbe difficoltoso andare a fare dei budget per prodotto/cliente in termini di costo, perdendo l’opportunità di avere un unico repository capace non solo di accogliere i dati ma anche di generarli.
Il ruolo della variance analysis nell’analisi dei costi
Conoscere i costi di produzione complessivi senza suddividerli, ad esempio, per canale o cliente, non aiuta più di tanto a prendere decisioni strategiche per il business. Conoscere i margini suddivisi per i vari prodotti o canali consente, infatti, di conoscere su quali aree è possibile investire maggiormente e su quali, invece, è opportuno rallentare. Naturalmente, però, è necessario valutare correttamente se quanto in essere è legato a situazioni contingenti o strutturali, pena il rischio di prendere decisioni che potrebbero rivelarsi errate.
I costi sostenuti, infatti, come ormai è ben risaputo, possono dipendere da una serie infinita di fattori, che spesso non possono essere previsti, come ad esempio un avvenimento geopolitico internazionale o più semplicemente una manutenzione straordinaria delle macchine. Questi, infatti, potrebbero costringere a spostare la produzione su altro sito/linee o ad acquistare l’energia a un costo doppio rispetto a quanto previsto in fase di budget: in questi casi le analisi di margine avrebbero poco senso se non inquadrate nel giusto contesto; diversa la questione se i costi hanno una natura sistemico strutturale.
All’interno di questo scenario entra in gioco la variance analysis che permette di effettuare confronti tra i costi sostenuti a livello effettivo e quelli definiti in fase di budget (tipicamente il costo standard). Confrontando il costo effettivo con quello che si sarebbe dovuto sostenere alle condizioni di mercato/produzione previste in fase di budget, è dunque possibile capire la natura degli scostamenti maturati. Grazie alla variance analysis si potranno, quindi, comprendere le cause degli effetti maturati:
- C’è stata una variazione del prezzo di vendita?
- C’è stata una modifica del tasso di cambio?
- C’è stata una variazione nel mix di vendita?
- C’è stato un cambiamento nel processo produttivo?
- C’è stata una variazione nel costo di acquisto delle materie prime?
- Si sono verificati fenomeni congiunturali o sistemici?
In sostanza, con la variance analysis si potrà capire la natura degli eventuali scostamenti. Per quanto detto, l’utilizzo del medesimo sistema di CPM sia per il calcolo dei costi effettivi che per quelli previsionali consente di garantire coerenza alla successiva analisi degli scostamenti e, quindi, permette di prendere decisioni tempestive e coerenti con il quadro congiunturale esistente.
Elaborare il budget all’interno di un sistema di CPM e far calcolare i costi consuntivi a un sistema ERP rende difficoltoso il successivo confronto, visto che queste informazioni dovranno essere trasferite nuovamente in un sistema di CPM, se si vogliono analizzare in modo più preciso. Senza considerare che le logiche con cui i costi consuntivi sono stati calcolati potrebbero differire da quelle con cui sono stati determinati i costi di budget, rendendo comunque misleading il confronto. Di fatto, quindi, la scelta di utilizzare sistemi differenti per la determinazione dei vari costi di produzione, oltre che aumentare le tempistiche di analisi, porta con sé anche problemi di altra natura andando a gravare sull’intero sistema azienda.
Come migliorare le performance grazie alla contabilità industriale
Per migliorare lo stato di salute di un’azienda è dapprima fondamentale conoscere nel dettaglio la situazione attuale della stessa, in modo da intraprendere le giuste azioni correttive/di miglioramento. A questo scopo, in realtà industriali, la presenza di un processo e di strumenti di controllo che consentano di valutare tempestivamente lo stato di redditività per prodotto/cliente è condizione imprescindibile. È, poi, il confronto con le linee guida definite nel piano strategico e nel budget, assieme all’evoluzione del piano congiunturale e di mercato, a indirizzare le decisioni del business. In questo quadro, contabilità industriale e variance analysis sono strumenti decisivi, assieme a quelli a supporto della definizione di un valido piano strategico e di budget/forecasting.
Oggi in ambito CPM esistono soluzioni integrate che permettono di rendere efficiente l’intero processo, andando a ridurre le tempistiche di analisi e riducendo anche i costi legati alla manutenzione.
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