In periodi di alta volatilità, come quelli che stiamo vivendo, le aziende affrontano la necessità di capire rapidamente i fenomeni in atto e prendere decisioni tempestive e corrette.
La capacità, dunque, di disporre di informazioni attendibili in tempi ristretti diventa un aspetto cruciale della vita aziendale e abbreviare i tempi di consuntivazione dei risultati (c.d. fast closing) può essere la risposta a questa esigenza, a condizione che si mantenga l’attendibilità dei dati sulla cui base prendere decisioni rilevanti.
Per quanto però si possa far correre veloce i processi di consuntivazione, si arriva prima o poi a un momento in cui gli stessi appaiono incomprimibili, salvo accettare una crescente approssimazione delle informazioni. Approssimazione che, oltre un certo limite è inaccettabile quando si comunicano informazioni all’esterno (c.d. informativa finanziaria al mercato) o all’interno nel quadro del sistema di incentivazione aziendale (c.d. MBO).
Un labile confine: l’attendibilità dei dati
La scarsa attendibilità dei dati rappresenta un confine da non superarsi e quindi occorre capire dove porre l’asticella.
Una volta tracciato tale limite si potrà ragionare su come accorciare i processi di closing-the-book per disporre il più rapidamente possibile delle informazioni da veicolare al mercato o da usare internamente.
In base all’art. 2 punto 16 Direttiva 2013/34/UE, l’informazione è rilevante quando la sua omissione o errata indicazione potrebbe ragionevolmente influenzare le decisioni prese dagli utilizzatori dell’informativa di bilancio e secondo l’art. 2423 c.c. ciò che influenza la correttezza e veridicità della rappresentazione di bilancio è rilevante.
In generale, è possibile pertanto affermare che l’informazione è rilevante ove in sua assenza, per mancanza o inattendibilità, non è possibile prendere efficacemente decisioni orientate a creare valore e/o ridurre i rischi.
Appare quindi azzardato adottare un approccio volto a ridurre la tempistica del processo di closing-the-book all’interno di un ERP, spostando parte dei processi di fast closing su supporti di personal computing (i.e. Excel) per poi semplicemente travasarne i risultati nell’ERP che diventa quindi un contenitore di dati originati esternamente e perciò non certificati in modo affidabile.
D’altronde un ERP garantisce dati secondo logiche rigorose e certificate, salvo che non sia in modo crescente alimentato con dati prodotti esternamente (i.e. file Excel o altri strumenti), non integrati con l’ERP stesso.
Si consideri infine anche la summenzionata volatilità crescente che richiede una maggiore flessibilità nell’elaborazione e analisi dei dati. Un ERP richiede costi piuttosto significativi per essere adattato alle mutevoli esigenze per cui la rielaborazione dei dati finisce per ricadere sui citati strumenti di personal computing.
Ripensare il processo di fast Closing in un sistema di CPM
Possiamo perciò provare a ripensare il processo di closing-the-book partendo dall’analisi della significatività dei singoli dati ai fini dell’informativa interna ed esterna per poi prendere in considerazione una soluzione che vede tale processo spostarsi su sistemi di Corporate Performance Management (CPM).
Occorre in seguito individuare i dati a maggior significatività e all’interno di essi quelli con minor tracciabilità della fonte dati. Questi ultimi sono quelli che creano maggior preoccupazione in sede di fast closing e che rischiano di non essere efficacemente presidiati con soluzioni di personal computing.
In questa area critica possono ricadere processi il cui impatto sull’informativa finanziaria può essere rilevante ad es. la gestione delle locazioni in chiave IFRS 16, del sistemi di incentive & compensation, delle trade promotion, del fleet management, del conguaglio delle tariffe sulla base di volumi e costi effettivi, della gestione dei rapporti di agenzia ecc… esigenze verticali che un ERP può coprire, ma con costi elevati e generando una crescente incomprimibilità dei tempi, mentre con soluzioni dipartimentali costi e tempi sono decisamente più abbordabili.
Viene così rimesso in discussione il convincimento secondo cui l’ERP deve necessariamente coprire in modo integrato l’intero processo di closing, falso mito se si è in presenza di un diffuso ricorso a soluzioni di personal computing.
È quindi opportuno cominciare a valutare la possibilità di spostare il processo di closing su un sistema di CPM, interfacciato non solo con i vari dipartimentali ma insistente sull’ERP stesso.
ERP, sistema di CPM o entrambi?
Il sistema di CPM sarebbe quindi deputato a compiere il c.d. ultimo miglio, attingendo dall’ERP a una certa data antecedente la chiusura e dai sistemi dipartimentali. Le scritture di chiusura e assestamento avverrebbero pertanto all’interno del sistema di CPM, che agevolmente potrebbe gestire il processo di redazione del bilancio consolidato.
Immediatamente prima della chiusura, potrebbero essere pensate attività reperforming in relazione ai processi rilevanti sulla base degli scostamenti dei dati ERP rispetto a quelli ottenuti con l’estrazione iniziale e in relazione alla rilevanza del periodo di chiusura (i.e. informativa semestrale e annuale).
L’analisi degli scostamenti infine avrebbe luogo direttamente nel sistema di CPM, sede in cui vengono elaborati i dati previsionali
In conclusione, la riduzione dei tempi di chiusura, mantenendo l’elevata attendibilità dei dati ottenuti, sembra non potersi efficacemente verificare spostando determinati processi su soluzioni di personal computing che poi riversano nell’ERP.
L’ERP è l’irrinunciabile sede dei processi transazionali, ma il processo di closing-the-book può essere efficacemente ripensato, in relazione al c.d. “ultimo miglio”, avvalendosi di sistemi di CPM, affiancati anche da specifiche soluzioni dipartimentali, che garantiscono un’elevata tracciabilità dei processi di formazione dei dati e una capacità di trattamento degli stessi in modo flessibile e accurato.
