Se state per iniziare un progetto di CPM (corporate performance management) sappiate che ci sono una serie di accorgimenti da considerare per mitigare il rischio di un risultato non all’altezza delle vostre aspettative.
Lavorando in una società di consulenza che realizza questa tipologia di progetti da più di vent’anni e con più di 70 clienti e 100 progetti CPM in Italia e all’estero, ho raccolto alcune accortezze indispensabili da tenere sempre presenti.
CPM: considera tutte le risorse e i team necessari prima dell’inizio del progetto
Alcuni clienti hanno la tendenza ad approcciarsi ai progetti di CPM (corporate performance management) in modo frettoloso rischiando di perdere, durante il percorso, risorse chiave e commitment di parte o dell’intero team di lavoro. Questo con un considerevole impatto in termini di tempi, costi e qualità del risultato finale.
Quante volte ho sentito la frase “Purtroppo siamo impegnati con altre attività” oppure “Non riusciamo a fornirvi le specifiche richieste nei tempi”. Qualche ritardo o imprevisto fa ovviamente parte di qualsiasi progetto, non è però così infrequente che questo approccio diventi parte integrante della “metodologia progettuale”, facendo naufragare il progetto.
Un altro caso sono progettualità molto ampie ed estese nel tempo, dove c’è un forte rischio di perdere il commitment di risorse appartenenti a business unit chiave ma diverse rispetto al principale sponsor di progetto.
Nel vostro caso, quanto alto è il rischio di perdersi durante il percorso e non arrivare alla fine?
Non fatevi prendere dalla fretta di iniziare. Chiedetevi se potete raggiungere dei risultati parziali nel breve termine in modo da tenere vivo l’interesse e il commitment degli stakeholders coinvolti. Definite delle priorità e assicuratevi che il vostro team abbia la giusta disponibilità di tempo nelle giuste fasi del progetto. Individuate le vostre criticità e ricordate, la società di consulenza che avete scelto è lì anche per supportarvi prima che il progetto abbia inizio.
Valuta le skill del partner che hai scelto per implementare il tuo progetto di Corporate Performance Management
Ho notato che alcune società di consulenza tendono ad allocare team diversi nella fase di design rispetto alla fase di implementazione. Sono pertanto individuati esperti di processo (consulenti funzionali che non conoscono la soluzione software adottata) e esperti di prodotto (system integrator che non conoscono il processo e non sanno guidare il cliente). Questo approccio, che probabilmente ha più senso in progettualità diverse e più standard rispetto all’ambito del corporate performance management, è molto pericoloso con un software di CPM.
Conoscere il processo da realizzare (consolidato, budgeting planning & forecasting, pianificazione finanziaria, closing, analisi della profittabilità, …) senza conoscere quali sono le best practices, le criticità e le limitazioni della soluzione adottata o viceversa, porterà probabilmente ad un risultato inefficiente e, in alcuni casi, non utilizzabile poiché troppo distante dal processo o dalla soluzione prescelta.
Scegliere il giusto partner non è meno complesso rispetto a scegliere il giusto software.
Rifletti prima di dire “abbiamo sempre fatto così”
State per disegnare un processo di CPM, il solution architect confuta il vostro modello di processo o vi suggerisce di seguire una best practices del software o una strada già battuta da altre aziende della stessa industry ma voi preferite andare dritto e, magari, creare qualcosa di custom perché “siamo abituati a lavorare in questo modo” o “questo è il modo in cui abbiamo sempre fatto e noi siamo diversi dagli altri”.
L'”abbiamo sempre fatto così” potrebbe essere un modo distorto di gestire i processi, viziato da un modo di fare vecchio di anni, ormai inadeguato ai processi di business che nel frattempo si sono modificati.
E’ molto importante dare la giusta considerazione ai suggerimenti della società di consulenza che avete scelto come partner in questa iniziativa. Un partner che non vi spinge su best practices di processo o che non mette in discussione il vostro modo attuale di operare non aggiunge alcun valore. Purtroppo, ho avuto esperienze di clienti che hanno voluto a tutti i costi realizzare modelli inadeguati, magari con una complessità o un dettaglio eccessivo senza un reale beneficio in termini di risultato, perdendo infine di vista il bilanciamento tra le reali esigenze di analisi degli stakeholders, i costi di manutenzione, le performance e la user experience della soluzione.
La società di consulenza non dovrebbe indicare solo come si implementa un dato fenomeno su un software, dovrebbe essere in grado di spiegare come mai è meglio gestire questo e non un altro fenomeno.
